トラブルを未然に防ぐクライアントとの文章のやりとり術!

 

こんにちは!ちづみ(@098ra0209)です!私は今タイにいながらこの記事を書いています。ノマドワーカーです。

仕事は全てリモートで行っており、お客さんとはメールなどの文面のやりとりが8割、スカイプなどのビデオ通話が2割くらいです。

でも文面のやりとりは気をつけないと誤解を生みやすいです。

ちづみ
やっちまった〜〜(;▽;)

て経験も過去にはしばしば、、(詳しくは言えませんがっ)予期せぬ食い違いでトラブルが起きやすいのが文面でのやりとりです。

今回はリモートワーカーの私が普段気をつけていることを経験をふまえてまとめました。

 

大切なのは相手の手間を最小限にすることです。

 

そのためには相手が何を返したらいいか明確にしましょう。

メールとかチャットを返す作業って大抵の人がめんどくさいと感じる作業ですから、さらになんて返したらよいのか曖昧な文面だったら鬼に金棒でめんどくさくなります。なるべく相手に悩ませることをなくすべきです。そのためにどうしたらいいか説明していきます。

不明瞭なものでも一度明確にする

例えば、相手からのメールでよく理解できないことがあった時に、そのまま進めず相手にどんな意味なのか明確にしてから進めたいです。

その時も聞き方は気をつけるべきで、質問をそのまま聞き返すのではなく、内容を再構築する、言い換えることをしましょう。

悪い例

〇〇はどういうことでしょうか?

クライアント

う〜〜ん、、えっとえっと〜〜

 

いい例

〇〇というのは、●●ということでよろしいでしょうか?

クライアント

そうですにゃ!

クライアント

違いますにゃ!こうでこういうことだにゃ

たとえ認識が違ったとしても、まず認識が違うということがわかったのが豊作ですし、相手側も「ああ、あの言い方はうまく伝わってなかったのか。」「じゃあ言い方を変えよう。」という動きになってくれることが多いです。

YESかNO、選択制で答えられるものにする

上の項目も踏まえ、相手がYESかNO、または選択制で答えられる形式でやりとりすることを意識しましょう。

YES、NOの形式にすることで、文面でのやりとりにもっとも相違が出にくく、相手の手間がへる形式であると思います。

 

相手の要望が多い場合、まとめてわかりやすく再提示する

 

クライアント
〇〇の画像を添付画像に差し替えて、リンク先は△△に変更してください。▲の部分の文章は▲▲に変更してください。

かしこまりました。では

  • 〇〇の画像を添付画像に差し替え
  • リンク先を△△に変更
  • ▲の部分の文章は▲▲に変更

以上の内容で修正させていただきます。よろしくお願いいたします。

 

 

要望が多い場合は箇条書きにでもしてスッキリわかりやすくして再提示しましょう。自分も抜けがなくなります。

また逆も然りで、自分が相手へ多くの要望をしなければならない時にも箇条書きを利用し、かつ相手が答えやすい形式にしましょう。

なるべく早く返信する

クライアントさんからのメールはなるべく早くに返信しましょう。爆速ならなお素晴らしいです。その方がすぐに返信をくれることで信頼がたまりやすいですし、相手の返信も自然と早くなります。結果的に納期により余裕が生まれ、自分が楽になります。

 

 

 

 

以上です。相手に負担をかけないよう、以上のことを気をつけてやりとりを続けると、相手の満足度が上がったのももちろん、相手側も同じような形式で返して来てくれるようになって、結果的にとても楽になったことがあります。

どんどん意識して気持ちの良いやりとりを作っていきましょう!(^_^)